معافیت تحصیلی دانشجویان خارج از کشور؛ راهنمای کامل مراحل، مدارک و مجوز خروج از کشور
معافیت تحصیلی دانشجویان خارج از کشور یکی از مهمترین موضوعاتی است که آقایان مشمول خدمت سربازی هنگام تصمیمگیری برای ادامه تحصیل در دانشگاههای خارج از کشور باید به آن توجه داشته باشند.
اگر قصد دارید برای ادامه تحصیل در مقاطع کارشناسی ارشد یا دکترا به خارج از کشور بروید، صرفاً دریافت پذیرش از دانشگاه مقصد کافی نیست. لازم است وضعیت نظام وظیفه خود را مشخص کنید، درخواست معافیت تحصیلی خارج از کشور را ثبت کنید، مراحل مربوط به وزارت علوم و نظام وظیفه را انجام دهید، در صورت نیاز ضمانتنامه بانکی ارائه کنید و در نهایت مجوز خروج از کشور را دریافت کنید.
این فرآیند چند مرحله دارد و بخشی از آن از طریق سامانه سخا و بخشی از طریق سامانه سجاد انجام میشود. به همین دلیل، آشنایی با ترتیب مراحل و مدارک مورد نیاز اهمیت زیادی دارد؛ بهخصوص برای دانشجویانی که زمان محدودی تا شروع ترم یا ثبتنام دانشگاه مقصد دارند.
در این مقاله، مراحل دریافت معافیت تحصیلی دانشجویان خارج از کشور، از زمان دریافت پذیرش تا دریافت مجوز خروج از کشور، بهصورت کامل توضیح داده شده است.
معافیت تحصیلی دانشجویان خارج از کشور برای چه مقاطعی صادر میشود؟
معافیت تحصیلی خارج از کشور برای ادامه تحصیل در مقاطع کارشناسی ارشد و دکترا مطرح است.
این امکان برای تحصیل مجدد در همان مقطع قابل استفاده نیست. بنابراین اگر فردی برای نخستین بار قصد ادامه تحصیل در مقطع کارشناسی ارشد یا دکترا را داشته باشد و سایر شرایط لازم را نیز داشته باشد، میتواند برای دریافت معافیت تحصیلی دانشجویان خارج از کشور اقدام کند.
منظور از «اولین بار» لزوماً این نیست که فرد قبلاً در آن مقطع ثبتنام نکرده باشد؛ بلکه موضوع اصلی، شرایط تحصیلی و سابقه استفاده از امکان ادامه تحصیل و معافیت تحصیلی در آن مقطع است.
به همین دلیل، اگر فرد قبلاً در مقطع کارشناسی ارشد یا دکترا تحصیل کرده، انصراف داده یا از معافیت تحصیلی استفاده کرده است، باید پیش از هر اقدامی وضعیت پرونده خود را بررسی کند.
شرایط اولیه دریافت معافیت تحصیلی خارج از کشور
اولین قدم برای شروع این فرآیند، دریافت پذیرش از یک دانشگاه خارجی است.
دانشگاه و رشتهای که برای آن پذیرش گرفتهاید باید از نظر وزارت علوم شرایط لازم را داشته باشد و در فهرست دانشگاههای مورد تأیید قرار گیرد.
بنابراین قبل از انجام مراحل مربوط به نظام وظیفه، باید وضعیت دانشگاه مقصد را بررسی کنید.
وزارت علوم دانشگاههای کشورهای مختلف را بر اساس اعتبار و شرایط آنها دستهبندی میکند و ممکن است فهرست دانشگاههای مورد تأیید در طول زمان تغییر کند.
به همین دلیل، اگر هنوز برای دانشگاهی اپلای نکردهاید، بهتر است هنگام انتخاب دانشگاه، وضعیت آن را در فهرستهای مربوط به وزارت علوم بررسی کنید.
اگر قبلاً پذیرش گرفتهاید نیز صرف داشتن نامه پذیرش کافی نیست و باید بررسی کنید که دانشگاه و رشته موردنظر در زمان اقدام، شرایط لازم برای دریافت معافیت تحصیلی خارج از کشور را داشته باشند.
مرحله اول: مشخص کردن وضعیت معافیت تحصیلی قبلی
پس از دریافت پذیرش دانشگاه خارجی، باید وضعیت فعلی نظام وظیفه خود را مشخص کنید.
اگر در حال حاضر دانشجوی یک دانشگاه داخل کشور هستید و همچنان معافیت تحصیلی فعال دارید، نمیتوانید در حالی که معافیت قبلی شما برقرار است، برای معافیت تحصیلی جدید جهت تحصیل در خارج از کشور اقدام کنید.
در چنین شرایطی ابتدا باید وضعیت تحصیل قبلی خود را مشخص کنید.
اگر همچنان دانشجو هستید و قصد انصراف دارید، باید فرآیند انصراف از دانشگاه را انجام دهید و پس از ثبت انصراف، وضعیت شما در نظام وظیفه نیز باید تعیین تکلیف شود.
پس از تبدیل وضعیت به مشمول، میتوانید برای معافیت تحصیلی مربوط به تحصیل در خارج از کشور اقدام کنید.
البته این موضوع برای فردی که دوره کارشناسی خود را بهطور کامل به پایان رسانده و فقط مراحل اداری فارغالتحصیلی او باقی مانده است با فردی که هنوز دانشجو است و قصد انصراف دارد متفاوت خواهد بود. بنابراین پیش از هرگونه انصراف، باید وضعیت دقیق خود را بررسی کنید.
نکته بسیار مهم درباره انصراف از تحصیل
موضوع حق انصراف از تحصیل برای افرادی که مشمول نظام وظیفه هستند اهمیت زیادی دارد.
امکان انصراف و استفاده مجدد از معافیت تحصیلی نامحدود نیست. بنابراین اگر فردی قبلاً در یک مقطع از دانشگاه انصراف داده باشد، نباید بدون بررسی دقیق شرایط خود، مجدداً اقدام به انصراف کند.
برای مثال، اگر فردی در مقطع کارشناسی یک بار از دانشگاه انصراف داده و پس از آن دوباره وارد دانشگاه شده باشد، انصراف مجدد ممکن است وضعیت نظام وظیفه او را با مشکل مواجه کند.
بنابراین قبل از ثبت انصراف از دانشگاه، حتماً سابقه تحصیلی و وضعیت نظام وظیفه خود را بررسی کنید.
آزادسازی مدرک تحصیلی برای دانشجویان دانشگاههای دولتی
برای دانشجویانی که در دانشگاههای سراسری تحصیل کردهاند، موضوع تعهد آموزش رایگان و آزادسازی مدارک تحصیلی نیز اهمیت دارد.
بسته به شرایط فرد و نوع دانشگاه، ممکن است برای آزادسازی مدرک تحصیلی لازم باشد هزینههای مربوط به لغو تعهد آموزش رایگان پرداخت شود.
در صورتی که در دانشگاه آزاد یا دانشگاههایی تحصیل کرده باشید که مشمول تعهد آموزش رایگان نیستند، شرایط آزادسازی مدارک متفاوت خواهد بود.
در هر صورت، برای ادامه فرآیند بهتر است مدارک تحصیلی قبلی و نامههای مربوط به پایان تحصیل یا انصراف را از قبل آماده کنید.
مرحله دوم: ثبت درخواست معافیت تحصیلی در سامانه سخا
پس از مشخص شدن وضعیت قبلی نظام وظیفه، نوبت به ثبت درخواست در سامانه سخا میرسد.
سامانه سخا سامانه خدمات الکترونیکی انتظامی است و بخشی از خدمات مربوط به نظام وظیفه از طریق آن انجام میشود.
پس از ورود به سامانه، باید وارد بخش:
خدمات وظیفه عمومی
شوید و گزینه مربوط به:
معافیت تحصیلی خارج از کشور
را انتخاب کنید.
سپس میتوانید درخواست جدید خود را ثبت کنید.
در فرم درخواست، اطلاعات مختلفی از شما دریافت میشود؛ از جمله:
اطلاعات فردی
اطلاعات شناسنامهای
اطلاعات مربوط به دانشگاه مقصد
رشته تحصیلی
مقطع تحصیلی
سوابق تحصیلی
اطلاعات پذیرش
مدارک مورد نیاز
تمام اطلاعات باید دقیقاً مطابق مدارک رسمی شما وارد شود.
پس از تکمیل فرم، مدارک مورد نیاز را نیز باید در سامانه بارگذاری کنید.
مدارک مورد نیاز برای ثبت درخواست در سامانه سخا
پیش از شروع ثبت درخواست بهتر است مدارک خود را آماده کنید.
مدارکی که در این فرآیند مطرح میشوند شامل موارد زیر هستند:
تصویر کارت ملی
تصویر صفحه اول شناسنامه
تصویر صفحه اول گذرنامه
تصویر پذیرش دانشگاه خارجی
نامه فراغت از تحصیل، در صورت فارغالتحصیلی
نامه انصراف از تحصیل، در صورت انصراف از دانشگاه
تصویر مدرک زبان
تصویر ویزای تحصیلی یا اقامت تحصیلی
دانشنامه یا گواهی موقت تحصیلی
مدارک مربوط به لغو تعهد کارشناسی برای دانشجویان دانشگاههای سراسری
سایر مدارک تحصیلی مورد نیاز
رزرو بلیت، در صورت درخواست سامانه
اگر مدرک زبان دارید، آن را نیز آماده کنید. این مدرک میتواند شامل تافل، آیلتس، مدرک زبان کشور مقصد یا سایر مدارک مورد قبول باشد.
برای مثال، اگر مقصد شما کشوری غیرانگلیسیزبان است و مدرک زبان آن کشور را دارید، بهتر است آن مدرک را نیز در پرونده خود قرار دهید.
همه مدارک را در یک فایل آماده کنید
یکی از نکات مهم هنگام ثبت درخواست در سامانه سخا، آمادهسازی مدارک برای بارگذاری است.
مدارکی را که در اختیار دارید در یک فایل جمعآوری کنید، حجم فایل را در صورت نیاز کاهش دهید و سپس آن را در قسمت مربوط به مدارک مورد نیاز بارگذاری کنید.
اگر در فهرست مدارک، مدرکی را ندارید، نباید مدرک دیگری را بهجای آن جعل یا ارائه کنید؛ بلکه باید مدارکی را که در اختیار دارید مطابق وضعیت واقعی پرونده بارگذاری کنید.
پس از تکمیل اطلاعات و ارسال مدارک، درخواست شما ثبت میشود و برای بررسی ارسال خواهد شد.
در توضیحات مربوط به فرآیند، برای بررسی درخواست زمانی در حدود ۷۲ ساعت مطرح شده است؛ با این حال، این زمان میتواند بسته به شرایط سامانه و وضعیت پرونده متفاوت باشد.
بنابراین بهتر است پیگیری درخواست را به آخرین روز موکول نکنید.
مرحله سوم: ثبت درخواست در سامانه سجاد
ثبت درخواست در سامانه سخا بهتنهایی کافی نیست.
متقاضی باید در سامانه سجاد نیز درخواست مربوط به صدور معافیت تحصیلی دانشجویان خارج از کشور را ثبت کند.
سامانه سجاد مربوط به سازمان امور دانشجویان وزارت علوم است و خدمات مختلفی را در اختیار دانشجویان و فارغالتحصیلان قرار میدهد.
اگر قبلاً در این سامانه حساب کاربری ایجاد نکردهاید، ابتدا باید ثبتنام کنید.
در صورت داشتن حساب، میتوانید با اطلاعات قبلی وارد سامانه شوید.
ثبتنام و ورود به سامانه نیز میتواند از مسیرهای الکترونیکی تعیینشده انجام شود.
تکمیل پروفایل در سامانه سجاد
پس از ورود به سامانه سجاد، اولین کار مهم، تکمیل پروفایل و ثبت سوابق تحصیلی است.
تمام سوابق تحصیلی خود را باید بهصورت دقیق در پروفایل وارد کنید.
بهتر است سوابق تحصیلی از آخرین مقطع به سمت مقاطع قدیمیتر ثبت شوند.
برای مثال، اگر آخرین مدرک تحصیلی شما کارشناسی است، ابتدا اطلاعات کارشناسی و سپس سوابق تحصیلی قبلی مانند پیشدانشگاهی و دیپلم را وارد کنید.
در هنگام ثبت اطلاعات کارشناسی نیز باید دقت کنید که دوره تحصیلی شما پیوسته یا ناپیوسته بوده است.
این موضوع اهمیت دارد، زیرا اطلاعات واردشده در پروفایل در درخواستهای بعدی مورد استفاده قرار میگیرد.
هرگونه اشتباه در اطلاعات تحصیلی ممکن است باعث ایجاد نقص در پرونده یا رد درخواست شود و متقاضی مجبور شود اطلاعات را اصلاح و فرآیند را مجدداً انجام دهد.
بنابراین پیش از ثبت نهایی اطلاعات، همه موارد را با مدارک تحصیلی خود تطبیق دهید.
ورود به «میز خدمت» و انتخاب درخواست معافیت تحصیلی
پس از تکمیل و ثبت پروفایل، وارد بخش میز خدمت شوید.
در این قسمت، گزینه مربوط به دانشجویان دانشگاههای خارجی را انتخاب کنید.
در این بخش خدمات مختلفی برای دانشجویان خارج از کشور ارائه میشود.
یکی از این خدمات:
صدور معافیت تحصیلی
است.
با انتخاب این گزینه، اطلاعات مربوط به فرآیند، مدارک مورد نیاز و مراحل انجام درخواست نمایش داده میشود.
همچنین ممکن است راهنماها، فایلهای آموزشی و ویدئوهای مربوط به نحوه انجام فرآیند نیز در اختیار متقاضی قرار گیرد.
ثبت درخواست صدور معافیت تحصیلی در سامانه سجاد
پس از ورود به بخش صدور معافیت تحصیلی، ابتدا قوانین و شرایط مربوطه را مطالعه و تأیید کنید.
بخشی از اطلاعات شخصی شما از پروفایل سامانه دریافت میشود.
سپس باید اطلاعات مربوط به تحصیل جدید خود را وارد کنید.
از جمله اطلاعات مورد نیاز میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
مقطع تحصیلی
رشته تحصیلی
نام دانشگاه خارجی
کشور محل تحصیل
اطلاعات پذیرش
وضعیت اشتغال به تحصیل
اطلاعات گذرنامه
نامه فراغت از تحصیل
نامه انصراف از تحصیل، در صورت وجود
ویزای تحصیلی
مدرک زبان، در صورت وجود
اگر مدرک زبان دارید، نوع مدرک، نمره و تصویر آن را مطابق اطلاعات واقعی وارد کنید.
همچنین وضعیت نظام وظیفه نیز در فرم مشخص میشود.
در قسمت مدارک تحصیلی، نامه مربوط به وضعیت تحصیلی مقطع قبلی را بارگذاری کنید؛ این نامه میتواند نامه فراغت از تحصیل یا در شرایط مربوطه، نامه انصراف از تحصیل باشد.
پس از تکمیل اطلاعات و بارگذاری مدارک، هزینه مربوط به درخواست پرداخت میشود و درخواست ثبت خواهد شد.
بررسی درخواست در سامانه سخا و سجاد
پس از ثبت درخواست در هر دو سامانه، پرونده وارد مرحله بررسی میشود.
در بخش مربوط به نظام وظیفه، شرایط متقاضی از نظر وضعیت سربازی و امکان استفاده از معافیت تحصیلی بررسی میشود.
از طرف دیگر، وزارت علوم نیز اطلاعات مربوط به دانشگاه مقصد، رشته، مقطع تحصیلی و مدارک ارائهشده را بررسی میکند.
بنابراین در این مرحله لازم است اطلاعات موجود در سخا و سجاد با یکدیگر مطابقت داشته باشند.
بهخصوص در موارد زیر دقت کنید:
نام و مشخصات فردی
نام دانشگاه مقصد
کشور مقصد
مقطع تحصیلی
رشته تحصیلی
تاریخ شروع تحصیل
اطلاعات پذیرش
هرگونه مغایرت میتواند باعث ایجاد نقص در پرونده و طولانیتر شدن فرآیند شود.
دریافت معرفینامه برای ضمانتنامه بانکی
پس از تأیید درخواست، وارد مرحله مربوط به ضمانتنامه بانکی یا ودیعه میشوید.
در مراحل اولیه ممکن است امکان انجام این بخش برای شما فعال نباشد؛ اما پس از بررسی و تأیید مدارک توسط وزارت علوم، فرآیند مربوط به ضمانتنامه فعال میشود.
متقاضی طبق معرفی انجامشده به بانک مراجعه میکند.
برای دریافت ضمانتنامه، مبلغی بهعنوان سپرده در بانک قرار داده میشود و بانک ضمانتنامه مربوطه را صادر میکند.
مبلغ ضمانتنامه ممکن است بر اساس مقطع تحصیلی و مقررات زمان اقدام متفاوت باشد.
برای نمونه، در توضیحات این فرآیند مبلغی در حدود ۴۰ میلیون تومان برای مقطع کارشناسی ارشد مطرح شده است؛ اما این مبلغ را نباید مبلغ ثابت و همیشگی در نظر گرفت.
مقررات و مبالغ ممکن است تغییر کنند و مبلغ اعلامشده در زمان اقدام، ملاک خواهد بود.
پس از دریافت ضمانتنامه، آن را به نظام وظیفه ارائه میکنید.
پس از بررسی ضمانتنامه و مدارک، بخش مالی نظام وظیفه نامه مربوطه را صادر میکند.
مراجعه مجدد به وزارت علوم و سازمان امور دانشجویان
پس از دریافت نامه از بخش مالی نظام وظیفه، باید مجدداً به وزارت علوم و سازمان امور دانشجویان مراجعه کنید.
نامه نظام وظیفه را ارائه میدهید و پس از تأیید مراحل، نامه مربوط به آزادسازی مدارک تحصیلی در اختیار شما قرار میگیرد.
با استفاده از این نامه میتوانید برای آزادسازی مدارک تحصیلی قبلی خود اقدام کنید.
اگر مدرک تحصیلی شما متعلق به دانشگاه آزاد یا دانشگاه دیگری باشد، نامه مربوطه برای انجام فرآیند آزادسازی دانشنامه مورد استفاده قرار میگیرد.
برای دانشجویان دانشگاههای سراسری نیز در صورت وجود تعهد آموزش رایگان، مراحل مربوط به پرداخت هزینه و آزادسازی مدرک طبق مقررات انجام میشود.
دریافت نامه معرفی به اداره گذرنامه
در کنار نامه مربوط به آزادسازی مدارک، وزارت علوم باید نامه دیگری نیز برای معرفی شما به اداره گذرنامه صادر کند.
این نامه به اداره گذرنامه اعلام میکند که ادامه تحصیل شما در دانشگاه خارجی مورد موافقت قرار گرفته و وضعیت نظام وظیفه شما نیز از نظر خروج تحصیلی تعیین تکلیف شده است.
اداره گذرنامه بر اساس این تأییدیه میتواند مجوز خروج تحصیلی شما را صادر کند.
این مرحله اهمیت زیادی دارد، زیرا دریافت پذیرش دانشگاه یا حتی معافیت تحصیلی بهتنهایی به معنای تکمیل فرآیند خروج از کشور نیست.
اعتبار نامه خروج از کشور
یکی از نکات مهم در زمان دریافت نامه معرفی به اداره گذرنامه، توجه به مدت اعتبار نامه است.
طبق روند توضیح دادهشده، نامه خروج از کشور دارای اعتبار مشخصی است و در این فرآیند مدت دو ماه برای آن مطرح شده است.
بنابراین بهتر است زمان دریافت نامه را با تاریخ پرواز، ویزا و شروع تحصیل هماهنگ کنید.
اگر نامه را بیش از حد زود دریافت کنید و تاریخ پرواز شما فاصله زیادی داشته باشد، ممکن است اعتبار نامه قبل از خروج شما به پایان برسد.
از طرف دیگر، بهتر است برای شرایط پیشبینینشده نیز مقداری زمان احتیاطی در نظر بگیرید؛ زیرا احتمال لغو پرواز، تغییر برنامه سفر یا ایجاد مشکلات غیرمنتظره وجود دارد.
مراجعه به اداره گذرنامه
پس از دریافت نامه معرفی از وزارت علوم، باید آن را به اداره گذرنامه ارائه کنید.
در تهران، مراحل مربوط به خروج تحصیلی از طریق اداره گذرنامه و بخش مربوطه انجام میشود.
ابتدا نامه را به دبیرخانه ارائه میکنید تا مهر مربوطه روی آن ثبت شود.
سپس فرم خروج را دریافت و تکمیل میکنید.
فرم تکمیلشده را به باجه مربوطه تحویل میدهید و اصل گذرنامه نیز ارائه میشود.
پس از انجام بررسیهای لازم، مجوز خروج تحصیلی در سامانه ثبت خواهد شد و ممکن است برای دریافت گذرنامه در زمان دیگری مراجعه کنید.
ثبت مجوز خروج و شرایط خروج تحصیلی
پس از تأیید مدارک، مجوز خروج شما در سامانه ثبت میشود.
تاریخ امکان خروج بر اساس اطلاعات مربوط به پذیرش، ویزا و برنامه سفر تعیین میشود.
در نامه خروج تحصیلی نیز موافقت مراجع مربوطه با خروج فرد برای ادامه تحصیل ذکر میشود.
همچنین در نامه مربوط به خروج تحصیلی، وضعیت پرداخت عوارض خروج از کشور نیز مشخص خواهد شد.
بنابراین متقاضی باید هنگام دریافت نامه، تمام اطلاعات آن را بهدقت بررسی کند.
آیا برای دریافت معافیت تحصیلی باید حضوری مراجعه کرد؟
بخش قابل توجهی از فرآیند دریافت معافیت تحصیلی از طریق سامانهها انجام میشود و بسیاری از مراحل بهصورت غیرحضوری هستند.
با این حال، ممکن است سامانه دچار اختلال شود یا پرونده به دلیل نقص مدارک یا مشکل فنی متوقف شود.
در چنین شرایطی، پیگیری حضوری ممکن است ضروری شود.
بنابراین اگر سامانه اعلام میکند که مراجعه حضوری نیاز نیست، این موضوع به معنای آن نیست که در صورت بروز مشکل نمیتوانید برای پیگیری اقدام کنید.
ممکن است در صورت وجود مشکل فنی، متقاضی برای رفع مشکل به واحد فناوری اطلاعات یا بخش مربوطه ارجاع داده شود.
به همین دلیل، توصیه میشود انجام فرآیند را به روزهای پایانی موکول نکنید.
آیا بدون ویزای تحصیلی میتوان برای معافیت تحصیلی خارج از کشور اقدام کرد؟
یکی از مدارک مهم در فرآیند معافیت تحصیلی خارج از کشور، ویزای تحصیلی یا اقامت تحصیلی است.
بنابراین داشتن پذیرش دانشگاه بهتنهایی لزوماً به معنای تکمیل تمام مراحل نیست.
اگر پذیرش دارید اما هنوز برای دریافت ویزای تحصیلی اقدام نکردهاید یا ویزای شما صادر نشده است، ممکن است نتوانید همه مراحل پرونده را تکمیل کنید.
به همین دلیل بهتر است برنامهریزی فرآیند را بهگونهای انجام دهید که پس از دریافت ویزا، فرصت کافی برای انجام مراحل نظام وظیفه و وزارت علوم داشته باشید.
این موضوع بهخصوص برای دانشجویانی که تاریخ ثبتنام یا شروع کلاس آنها نزدیک است اهمیت بیشتری دارد.
مدت زمان انجام فرآیند معافیت تحصیلی
فرآیند دریافت معافیت تحصیلی را نباید به روزهای پایانی موکول کرد.
اگرچه بخشی از مراحل بهصورت اینترنتی انجام میشود، اما بررسی درخواست، بررسی مدارک، دریافت تأییدیهها، انجام مراحل نظام وظیفه، دریافت ضمانتنامه، صدور نامهها و دریافت مجوز خروج ممکن است زمانبر باشد.
در برخی مراحل، زمانهایی مانند ۷۲ ساعت یا ۲۴ تا ۴۸ ساعت مطرح میشود؛ اما این زمانها قطعی نیستند و ممکن است با توجه به شرایط سامانهها، تعداد درخواستها، نقص مدارک یا تغییرات اداری متفاوت باشند.
بنابراین بهترین کار این است که متقاضی بلافاصله پس از مشخص شدن پذیرش و فراهم شدن شرایط لازم، فرآیند را آغاز کند.
پس از دریافت معافیت تحصیلی چه اتفاقی میافتد؟
پس از تکمیل مراحل و دریافت معافیت تحصیلی، متقاضی میتواند برای دریافت مجوز خروج از کشور اقدام کند.
پس از دریافت مجوز خروج و انجام سفر، فرد میتواند تحصیل خود را در دانشگاه مقصد آغاز کند.
پس از ورود به کشور مقصد و شروع تحصیل نیز بهتر است گواهی اشتغال به تحصیل خود را دریافت و نگهداری کنید.
این گواهی ممکن است برای انجام امور بعدی دانشجویان خارج از کشور مورد استفاده قرار گیرد.
برای مثال، دانشجویان خارج از کشور پس از شروع تحصیل و دریافت گواهی اشتغال به تحصیل میتوانند در صورت داشتن شرایط لازم، برای خدمات مرتبط با دانشجویان خارج از کشور از جمله امور مربوط به ارز دانشجویی اقدام کنند.
بنابراین دریافت معافیت تحصیلی تنها مرحله خروج از کشور نیست و پس از آغاز تحصیل نیز وضعیت دانشجویی خارج از کشور باید بهدرستی پیگیری شود.
تفاوت شرایط دانشجویان بورسیه و دانشجویان با هزینه شخصی
مراحل توضیح دادهشده در این مقاله مربوط به دانشجویانی است که با هزینه شخصی برای ادامه تحصیل در خارج از کشور اقدام میکنند.
اگر دانشجو دارای بورس تحصیلی باشد یا از کمکهزینه و شرایط خاص بورسیه استفاده کند، ممکن است فرآیند اداری متفاوتی داشته باشد.
در چنین شرایطی ممکن است مراحل مربوط به اداره اعزام با هزینه شخصی برای فرد کاربرد نداشته باشد یا مدارک و مسیر انجام کار متفاوت باشد.
بنابراین دانشجویان بورسیه باید متناسب با نوع بورس و وضعیت خود، فرآیند مربوطه را بررسی کنند.
چکلیست مراحل دریافت معافیت تحصیلی دانشجویان خارج از کشور
برای اینکه مسیر کلی فرآیند را یکجا داشته باشید، مراحل اصلی عبارتاند از:
دریافت پذیرش از دانشگاه خارجی.
بررسی مورد تأیید بودن دانشگاه و رشته تحصیلی.
بررسی وضعیت فعلی نظام وظیفه.
تعیین تکلیف معافیت تحصیلی قبلی.
انجام فرآیند انصراف، در صورت نیاز.
آزادسازی مدارک تحصیلی قبلی، در صورت نیاز.
ورود به سامانه سخا.
ثبت درخواست معافیت تحصیلی خارج از کشور.
تکمیل اطلاعات فردی و تحصیلی.
آمادهسازی و بارگذاری مدارک.
ارسال درخواست برای بررسی.
ورود به سامانه سجاد.
ثبتنام یا ورود به حساب کاربری.
تکمیل پروفایل.
ثبت سوابق تحصیلی.
ورود به میز خدمت.
انتخاب بخش دانشجویان دانشگاههای خارجی.
انتخاب گزینه صدور معافیت تحصیلی.
تکمیل اطلاعات دانشگاه، رشته و مقطع.
بارگذاری مدارک.
پرداخت هزینه درخواست.
پیگیری درخواست در سخا و سجاد.
رفع نقص احتمالی پرونده.
دریافت تأییدیههای لازم.
انجام مراحل مربوط به نظام وظیفه.
دریافت معرفینامه ضمانتنامه.
مراجعه به بانک.
قرار دادن سپرده مورد نیاز.
دریافت ضمانتنامه بانکی.
ارائه ضمانتنامه به نظام وظیفه.
دریافت نامه از بخش مالی نظام وظیفه.
مراجعه مجدد به وزارت علوم و سازمان امور دانشجویان.
دریافت نامه مربوط به آزادسازی مدارک.
انجام فرآیند آزادسازی مدرک تحصیلی.
دریافت نامه معرفی به اداره گذرنامه.
مراجعه به اداره گذرنامه.
ثبت و مهر نامه در دبیرخانه.
تکمیل فرم خروج.
ارائه اصل گذرنامه.
ثبت مجوز خروج تحصیلی.
دریافت گذرنامه.
خروج از کشور در مهلت تعیینشده.
شروع تحصیل در دانشگاه مقصد.
دریافت گواهی اشتغال به تحصیل پس از شروع تحصیل.
پیگیری خدمات مربوط به دانشجویان خارج از کشور در صورت نیاز.